Jakie dokumenty są potrzebne do założenia spółki w Indiach?
Podjąłeś decyzję o założeniu spółki w Indiach? Chcielibyście dowiedzieć się jakie dokumenty będą potrzebne do jej zarejestrowania? Bardzo dobrze, ponieważ etap gromadzenia dokumentów jest zazwyczaj dość czasochłonny i należy się do niego z wyprzedzeniem przygotować, by cały proces przebiegł sprawnie.
Gdy wspólnikiem będzie spółka polska
W przypadku, gdy wspólnikiem spółki indyjskiej ma być polska spółka (spółka indyjska będzie jej spółką zależną), potrzebne będą następujące dokumenty:
- umowa/statut spółki polskiej, odpis z KRS,
- uchwała spółki polskiej o wyborze firmy dla spółki indyjskiej i zgodzie na złożenie wniosku o rezerwację firmy dla spółki indyjskiej,
- uchwała wyrażająca zgodę na wniesienie przez spółkę polską kapitału do spółki indyjskiej. Uchwałę należy podjąć po otrzymaniu tzw. „Name Approval Letter”, potwierdzającego rezerwację nazwy (tj. jej „firmy”) dla spółki indyjskiej,
- ewentualne dodatkowe uchwały, wymagane zgodnie z umową/statutem spółki polskiej.
Gdy wspólnikiem będzie osoba fizyczna
Natomiast, gdy wspólnikiem w spółce indyjskiej będzie osoba fizyczna potrzebne będzie dla każdego wspólnika oraz dyrektora w spółce indyjskiej (w polskiej nomenklaturze członka zarządu):
- kopia paszportu oraz dowodu osobistego,
- dokument potwierdzający adres np. rachunek za media/energię oraz wyciąg z banku. Z moich obserwacji wynika, że z tym rodzajem dokumentów są największe praktyczne problemy z ich uznawaniem w Indiach (o tym zagadnieniu więcej przeczytasz tutaj: Jaki dokument potwierdza adres – porady praktyczne),
- kolorowe zdjęcie w formie paszportowej.
Wszystkie te dokumenty powinny być poświadczone notarialnie, następnie powinny zostać przetłumaczone na angielski i posiadać klauzulę apostille.
Niezbędne informacje
Konieczne będzie także podanie w procesie rejestracyjnym następujących informacji dotyczących wspólników/dyrektorów spółki indyjskiej:
- dane osobowe wspólnika/dyrektora zgodnie z danymi zmieszonymi w paszporcie (np. konieczne jest podanie dwóch imion jeżeli posiada się dwa),
- imię ojca,
- oświadczenie o wykształceniu/zawodzie i obecnym stanowisku,
- adres poczty e-mail,
- numer telefonu.
Dokumenty dotyczące benficjentów rzeczywistych
Proszę mieć także na uwadze, że przy otwieraniu rachunku bankowego dla spółki indyjskiej te same dokumenty i informacje będą wymagane odnośnie beneficjentów rzeczywistych polskich spółek, które mają być wspólnikami w spółce indyjskiej oraz dla każdej osoby, która ma mieć uprawnienia do autoryzacji wykonywanych transferów (np. głównej księgowej) w ramach procedury KYC („poznaj swojego klienta”).
Dokumenty te będą potrzebne po złożeniu w banku indyjskim tzw. „shareholding pattern” – dokumentu określającego strukturę udziałową pozwalającą na ustalenie beneficjenta rzeczywistego spółki indyjskiej. W zależności od banku i momentu zakładania rachunku, szczegółowe wymogi mogą być różne, dlatego przed rozpoczęciem procesu należy potwierdzić w wybranym banku (w konkretnie wybranym oddziale) aktualne wymagania dotyczące niezbędnych dokumentów i informacji.
Dokumenty założycielskie
Dodatkowo, niezależnie od konieczności zgromadzenia dokumentów po stronie polskiej, w toku procesu rejestracji spółki w Indiach niezbędne będzie przygotowanie:
- dokumentów założycielskich (Aricles of Assocaition i Memorandum, of Association z Subcriber Sheet), – oświadczenie właściciela biura, gdzie ma być rejestrowana spółka o zgodzie na jej rejestrację pod podanym adresem (tzw. No Objection Certificate),
- kilka deklaracji m.in. o nieposiadaniu numeru PAN (Permanent Account Number) oraz wypełnić szereg formularzy.
Wszystkie wymagane dokumenty założycielskie, tj. AoA, MoA, oświadczenia, uchwały, formularze, wnioski przygotowuję na zlecenie klientów, natomiast po Waszej stronie pozostaje tylko zgromadzić dokumenty „osobiste” takie jak: kopia paszportu, dowodu, dokumenty potwierdzające Wasz adres.